تفاوت سیستم سازی و مدیریت فرایند (جامع) ✅ با مثال واقعی

در دنیای امروز، بهبود کارایی و بهره‌وری سازمان‌ها از اهمیت بالایی برخوردار است. دو مفهوم کلیدی که در این مسیر نقش بسزایی ایفا می‌کنند، «سیستم سازی» و «مدیریت فرآیند» هستند. هرچند این دو رویکرد شباهت‌هایی دارند، اما در اصول، اهداف، و نحوه اجرا تفاوت‌های زیادی با یکدیگر دارند. شناخت دقیق این تفاوت‌ها می‌تواند به مدیران کمک کند تا بهترین راهکارها را برای بهبود عملکرد سازمان خود انتخاب کنند. در این مقاله، به بررسی تفاوت‌های سیستم سازی و مدیریت فرآیند می‌پردازیم و با شرح جزئیات، درک روشن‌تری از این دو رویکرد ارائه می‌دهیم.

برای یادگیری عمیق و عملی سیستم سازی کسب و کار، پیشنهاد می کنیم در دوره جامع سیستم سازی شرکت کنید.

تعریف سیستم سازی و مدیریت فرآیند 

سیستم سازی

سیستم سازی به معنای طراحی و ایجاد چارچوب‌هایی است که به سازمان اجازه می‌دهد فرآیندها و وظایف خود را به صورت استاندارد، خودکار، و تکرارپذیر اجرا کند. هدف اصلی سیستم سازی، کاهش وابستگی به افراد خاص و ایجاد ساختاری منظم برای انجام کارها است. برای مثال، استفاده از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه یا ایجاد دستورالعمل‌های مدون برای هر وظیفه، نمونه‌ای از سیستم سازی است.

مدیریت فرآیند

مدیریت فرآیند (BPM: Business Process Management) به معنای شناسایی، طراحی، تحلیل، و بهبود مداوم فرآیندهای موجود در سازمان است. این رویکرد بر چرخه‌ای از بازبینی و بهبود فرآیندها تمرکز دارد تا کارایی و اثربخشی آنها افزایش یابد. مدیریت فرآیند شامل ابزارهایی برای مدل‌سازی و بهینه‌سازی فرآیندها است و معمولاً از تکنیک‌هایی مانند مدل‌سازی فرآیند و تحلیل جریان کار استفاده می‌کند.

مطلب پیشنهادی: تحلیل و بهبود فرایندها در سیستم سازی

تفاوت های سیستم سازی و مدیریت فرآیند

1. رویکرد کلی

سیستم سازی و مدیریت فرآیند از نظر رویکرد بسیار متفاوت هستند. سیستم سازی عمدتاً به ایجاد چارچوب‌ها و ساختارهایی می‌پردازد که سازمان‌ها را قادر می‌سازد فرآیندهای روزمره خود را با کارایی بیشتر و به صورت استاندارد انجام دهند. در این رویکرد، هدف این است که یک سیستم منظم و خودکار ایجاد شود که بتواند بدون نیاز به دخالت زیاد از سوی افراد، وظایف مختلف سازمان را به خوبی انجام دهد. در مقابل، مدیریت فرآیند بر تجزیه و تحلیل فرآیندهای خاص و بهبود مستمر آن‌ها تمرکز دارد. این رویکرد سعی می‌کند تا به‌طور مداوم فرآیندهای موجود را بهینه‌سازی کرده و نقاط ضعف آن‌ها را شناسایی و اصلاح کند.

مثال:
• در سیستم سازی، یک شرکت فروشگاه آنلاین می‌تواند یک سیستم نرم‌افزاری برای مدیریت انبار و موجودی پیاده‌سازی کند که تمام اطلاعات مربوط به موجودی، سفارش‌ها و تحویل کالاها را خودکار کند.
• در مدیریت فرآیند، این شرکت ممکن است فرآیندهای مربوط به ارسال سفارشات و تحویل کالا را تجزیه و تحلیل کند تا زمان ارسال را کاهش دهد یا فرآیندهای داخلی را برای افزایش دقت بررسی کند.

2. هدف نهایی

هدف اصلی سیستم سازی، ایجاد زیرساخت‌هایی است که عملکرد سازمان را پایدار و بدون وابستگی به افراد خاص انجام دهد. به عبارت دیگر، سیستم سازی بر ایجاد ساختارهایی متمرکز است که بتوانند فرآیندها را به صورت یکپارچه و بدون مشکل اجرا کنند. از سوی دیگر، مدیریت فرآیند به‌طور خاص برای بهبود کیفیت و اثربخشی فرآیندها و هماهنگ‌سازی آن‌ها طراحی می‌شود. این رویکرد می‌خواهد فرآیندهای موجود را به‌طور مداوم بهینه کرده و اطمینان حاصل کند که فرآیندها به بهترین شکل ممکن در راستای اهداف سازمان عمل می‌کنند.

مثال:
• در سیستم سازی، یک کارخانه تولیدی ممکن است از نرم‌افزار ERP برای مدیریت همه جوانب تولید، انبارداری و توزیع استفاده کند تا تمام مراحل به صورت یکپارچه و بدون خطا انجام شوند.
• در مدیریت فرآیند، این کارخانه می‌تواند به‌طور مستمر فرآیند تولید خود را تحلیل کند تا به کاهش زمان توقف ماشین‌آلات یا افزایش سرعت تولید کمک کند.

3. سطح تمرکز

سیستم سازی معمولاً در سطح کلی سازمان و برای ایجاد یک چارچوب استاندارد برای همه فرآیندها به کار می‌رود. این رویکرد بیشتر در سطح کلان سازمانی متمرکز است و به دنبال بهبود کلیت عملکرد سازمان است. مدیریت فرآیند اما بیشتر بر فرآیندهای خاص تمرکز دارد و در این سطح، هدف آن بهبود هر مرحله از فرآیند است. بنابراین، مدیریت فرآیند معمولاً در سطح جزئی‌تر و برای بهبود بخش‌های خاص سازمانی مثل بخش تولید، پشتیبانی مشتریان یا فروش اعمال می‌شود.

مثال:
• در سیستم سازی، یک سازمان می‌تواند یک سیستم جامع برای مدیریت داده‌ها، اطلاعات مالی، منابع انسانی و ارتباطات داخلی طراحی کند تا فرآیندهای مختلف سازمان به طور یکپارچه و بدون وقفه انجام شود.
• در مدیریت فرآیند، این سازمان ممکن است فقط فرآیندهای بازاریابی خود را بررسی کند تا نحوه جذب مشتریان جدید را بهینه‌سازی کند.

4. روش اجرا

سیستم سازی اغلب شامل پیاده‌سازی نرم‌افزارها یا ابزارهای خاص است که برای استانداردسازی و خودکارسازی فرآیندها استفاده می‌شوند. این ابزارها معمولاً به‌طور مستقیم فرآیندهای مختلف را پیاده‌سازی می‌کنند و مدیران را از دخالت در جزئیات روزمره معاف می‌کنند. در حالی که مدیریت فرآیند به‌طور عمده شامل تحلیل فرآیندها، مدل‌سازی، شبیه‌سازی و اعمال تغییرات جزئی به‌منظور بهینه‌سازی فرآیندهای خاص است. این رویکرد به تجزیه و تحلیل دقیق‌تر و مستمر نیاز دارد و بیشتر به بهبود تدریجی فرآیندها توجه دارد.

مثال:
• در سیستم سازی، یک شرکت نرم‌افزار ممکن است یک سیستم آنلاین برای مدیریت درخواست‌های پشتیبانی مشتریان پیاده‌سازی کند که به صورت خودکار درخواست‌ها را ثبت و پیگیری کند.
• در مدیریت فرآیند، این شرکت ممکن است فرآیند پاسخ‌دهی به درخواست‌های پشتیبانی را بررسی کند تا زمان پاسخگویی به مشتریان را کاهش دهد یا نحوه اولویت‌بندی درخواست‌ها را بهبود دهد.

5. نتیجه‌گیری زمانی

سیستم سازی به‌طور معمول نتایج سریعی به دنبال دارد، زیرا ابزارها و نرم‌افزارهای پیاده‌سازی شده به‌طور بلافاصله باعث بهبود در عملکرد و کاهش خطاها می‌شوند. این نتایج معمولاً کوتاه‌مدت و ملموس هستند. در حالی که مدیریت فرآیند، به‌طور معمول، نتایج بلندمدت‌تری دارد، زیرا به‌طور مستمر به تحلیل و بهبود فرآیندها می‌پردازد و ممکن است تغییرات تدریجی در فرآیندهای سازمانی ایجاد کند.

مثال:
• در سیستم سازی، یک شرکت می‌تواند بلافاصله با پیاده‌سازی نرم‌افزاری برای مدیریت مالی، زمان گزارش‌دهی مالی را کاهش دهد و به نتیجه ملموس برسد.
• در مدیریت فرآیند، یک شرکت ممکن است پس از تحلیل و بهبود مداوم فرآیندهای خود، طی چند ماه یا سال، کاهش هزینه‌ها و افزایش رضایت مشتری را تجربه کند.

شباهت‌های سیستم سازی و مدیریت فرآیند

سیستم سازی و مدیریت فرآیند دو رویکرد اساسی برای بهبود عملکرد سازمان‌ها هستند که در دنیای کسب‌وکار امروز اهمیت زیادی دارند. این دو رویکرد، اگرچه تفاوت‌هایی دارند، اما شباهت‌های چشمگیری نیز در نحوه اجرا و اهدافشان وجود دارد:

1. هدف مشترک بهبود عملکرد سازمان: هر دو رویکرد به دنبال افزایش کارایی، بهره‌وری و بهبود عملکرد کلی سازمان هستند.

2. تحلیل وضعیت موجود: هر دو نیازمند تحلیل دقیق فرآیندهای موجود در سازمان برای شناسایی نقاط ضعف و فرصت‌های بهبود هستند.

3. استفاده از ابزارهای دیجیتال: هر دو رویکرد از فناوری‌های نوین و ابزارهای دیجیتال (نرم‌افزارها و سیستم‌ها) برای بهینه‌سازی فرآیندها بهره می‌برند.

4. تمرکز بر بهبود مستمر: هر دو به بهبود مداوم فرآیندها و کاهش اتکا به روش‌های سنتی یا غیرکارآمد تأکید دارند.

5. مساعدة به تصمیم‌گیری مدیران: هر دو روش می‌توانند به مدیران در اتخاذ تصمیمات بهتر برای بهینه‌سازی عملیات و استراتژی‌های سازمان کمک کنند.

جمع بندی

سیستم سازی و مدیریت فرآیند هر دو ابزارهای مهمی در بهبود عملکرد سازمان‌ها هستند، اما از نظر رویکرد، هدف و روش اجرا تفاوت‌های زیادی دارند. سیستم سازی به دنبال ایجاد ساختارهای پایدار و خودکار برای بهبود کارایی است، در حالی که مدیریت فرآیند بر بهبود مستمر و تحلیل دقیق فرآیندهای خاص متمرکز است. شناخت این تفاوت‌ها می‌تواند به مدیران کمک کند تا بهترین رویکرد را برای نیازهای خاص سازمان خود انتخاب کنند.

سوالات متداول 

1. تفاوت اصلی سیستم سازی و مدیریت فرآیند چیست؟
سیستم سازی بیشتر بر ایجاد ساختارهای پایدار و خودکار برای انجام فرآیندها تمرکز دارد، در حالی که مدیریت فرآیند به تحلیل، بهبود و بهینه‌سازی مستمر فرآیندهای موجود می‌پردازد.

2. آیا می‌توان سیستم سازی و مدیریت فرآیند را هم‌زمان در یک سازمان پیاده‌سازی کرد؟
بله، این دو رویکرد می‌توانند به‌طور مکمل در یک سازمان اجرا شوند. سیستم سازی می‌تواند زیرساخت‌های استاندارد و خودکار را فراهم کند، در حالی که مدیریت فرآیند بر بهبود مداوم فرآیندها متمرکز است.

3. کدام رویکرد برای سازمان‌های کوچک مناسب‌تر است: سیستم سازی یا مدیریت فرآیند؟
سیستم سازی معمولاً برای سازمان‌های کوچک مفید است چرا که با ایجاد ساختارهای منظم و خودکار، به آن‌ها کمک می‌کند تا عملکرد خود را بهبود بخشند و از اشتباهات انسانی بکاهند. مدیریت فرآیند برای سازمان‌های بزرگ‌تر و پیچیده‌تر مناسب‌تر است.

4. چگونه می‌توان از شباهت‌های سیستم سازی و مدیریت فرآیند بهره برد؟
با استفاده از شباهت‌های این دو رویکرد مانند تحلیل دقیق فرآیندها و بهبود مستمر، می‌توان یک برنامه جامع برای بهبود عملکرد سازمان ایجاد کرد که هم از ساختارهای استاندارد سیستم سازی و هم از بهینه‌سازی مستمر مدیریت فرآیند بهره‌مند شود.