با تهیه مدیریت دانش دیگر ترس از دست دادن کارمند کلیدی نخواهید داشت.
برای تهیه مدیریت دانش…
راه حل اول: تهیه مدیریت دانش به روش ویدئو
به کارمندان بگویید از فرآیند کاری که دارند انجام می‌دهند ویدئو بگیرند و توضیحات کامل ارائه دهند. اگر از سیستم استفاده می‌کنند از صفحه مانیتور ویدیو بگیرند و خودشان کامل توضیح دهند .اگر با مشتری صحبت می‌کنند مکالمات و دیالوگ‌های بین خود ومشتری را ضبط کنند.اگر با یکدیگر و درون سازمان تعامل می‌کنند از نحوه ارتباط و کارهای بین واحدهاویدیوبگیرند.درخصوص مشکلات احتمالی حین کار، راه حل‌های آزموده شده نیز ویدئو تهیه بکنند. می‌توانند این کار را با موبایل خودشان انجام دهند.
از دیگر مزایای این کار علاوه بر تهیه مدیریت دانش این است که باعث می‌شود یکبار فرایندها توسط شما کنترل گردد .ضمناً متوجه می‌شوید هر کارمند چقدر کار انجام می‌دهد.بنابراین کاغذ و قلم همراه خود داشته باشید هنگام کنترل ویدیوها نت برداری کنید و اگر جایی از فرآیند نیاز به اصلاح دارد آن را با همکاری کارمند اعمال کنید و سپس دوباره ویدیو اصلاح شده را از بخش مربوطه دریافت کنید.
سپس ویدیو ها را جداگانه برای شما ارسال کند و شما پس از کنترل دقیق و تایید نهایی، تمامی ویدیوها را در کانال تلگرام شرکت با هشتگ مناسب بارگذاری کنید.در صورتی که نیروی جدید وارد سازمان شد، ویدیوها را ببیند و اگر سوال و چالشی داشت از شما سوال کند.
راه حل دوم: تهیه مدیریت دانش به روش داکیومنتری(تایپ شده)
در این روش هر کدام از بخش‌ها فرایند کاری که انجام می‌دهند را تایپ می‌کنند گام‌های کاری اولویت‌ها روش‌های مختلف. این روش شبیه روش اول است با این تفاوت که تایپ می‌شود. سپس تمام فایل‌های ورد را کنترل کنید و دسته‌بندی شده در داخل درایو یا گوگل کیپ خود نگهداری کنید.
راه حل سوم: تهیه مدیریت دانش به روش پرسش
سوالات خود راجع به هر بخش و واحد را یادداشت کنید و یک نفر را مسئول کنید این سوالات را از کارمندان بپرسد و در قالب ویدئو یا تایپ به شما تحویل دهد.سپس کنترل کنید و در کانال تلگرام یا درایو خود قرار دهید.
نکته: ممکن است با واکنش و مقاومت کارمندان روبرو شوید. برخی احساس می‌کنند موقعیت شغلی آنها با این کار به خطر می‌افتد بنابراین قبل از هر چیز در مورد مدیریت دانش به کارمندان توضیح دهید و بگویید که این استاندارد سازمان است سعی کنید در یک روز همه با هم این کار را انجام دهند تا سوء تفاهم ایجاد نگردد.
برای این کار زمان مشخص در نظر بگیرید و تایم تحویل مشخص کنید.قاطع باشید و به هیچ عنوان کوتاه نیایید.برای اینکار حتی شده یک روز سازمان را تعطیل کنید.پاداش بگذارید و تا حصول نتیجه کار را ادامه دهید.
استاندارد مدیریت دانش به این شکل است که فرد ناآشنای تازه وارد حداقل تا 60 الی 70 درصد از کار را از روی مدیریت دانش متوجه شود.
اگرکارمندی با تیم جهت تهیه مدیریت دانش همراهی نکرد چه باید کرد؟
مثل این می‌مونه کلید یکی از اتاق‌های شرکت شما دست کسی است که به هیچ کس کلید نمیده. تقریباً واضحه علت چیست کاری که شما باید انجام بدید اینه که این درد را تحمل کنید،قفل رو بشکنید، قفل نو بخرید و از روی آن سه تا کلید بسازید.به فکر نیروی جایگزین باشید.
